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TEILHABEnet im Einsatz beim Wohnverbund des 
Erthal-Sozialwerks in Würzburg

«Von Beginn an war das Team sehr gespannt auf die Möglichkeiten, die TEILHABEnet uns versprochen hat. So wurde die Implementierung in unserer Einrichtung durchweg positiv aufgenommen. Die Software war für alle selbsterklärend, leicht zu verstehen und hat die Erwartungen erfüllt und in einigen Punkten sogar übertroffen. Digitale Erneuerungen und die Webbasierung, die TEILHABEnet uns bietet, erleichtern uns den Arbeitsalltag dadurch, dass wir wichtige Informationen überall und zu jeder Zeit abrufen können, und das datenschutztechnisch sicher!  

Die Dokumentation unserer Unterstützungsleistung kann direkt in den Terminen stattfinden, das spart einerseits viel Zeit und schafft andererseits große Transparenz. Die Klienten nehmen direkt Teil an der Dokumentation. Vielen zukünftigen administrativen Aufgaben, die durch TEILHABEnet erleichtert werden können, sehen wir begeistert entgegen. Mit zwei Klicks Excel-Tabellen erstellen, mit einem Klick ein Stammdatenblatt einsehen, Abrechnungen und vorformatierte Briefe verschicken. Wir gehen voll freudiger Erwartungen weiter mit Diartis in die kommenden Phasen und schauen gespannt auf viele Neuerungen und eine zukunftsfähige Zusammenarbeit.» – Sebastian Kröger, Sozialpädagoge vom Wohnverbund und Projektleiter TEILHABEnet

Sebastian Kröger, Projektleiter TEILHABEnet beim Erthal-Sozialwerk

Die Herausforderung

Die Einführung des webbasierten Verlaufsmanagement-  und Dokumentationssystems TEILHABEnet war notwendig, um effektivere und effizientere Abläufe zu schaffen, den administrativen Aufwand zu minimieren und die Qualität insgesamt zu steigern. Dies um letztendlich mehr Zeit für die direkte Unterstützung der Klientinnen und Klienten zu gewinnen. Dazu mussten alle Prozesse neu gedacht und ins digitale Zeitalter überführt werden.

Die Ausgangslage

Der Mensch steht bei der täglichen Arbeit vom Erthal-Sozialwerk im Zentrum. Er soll so weit wie möglich selbstbestimmt und vollständig am Leben teilhaben können. Daneben gibt es jedoch auch administrative Arbeit, die auch erledigt werden muss. Und die gesetzlichen Auflagen dazu steigen stetig. 

Das einfache Datei-Ablage- und Excel-Führungssystem war der zunehmenden Zahl an Klienten und Mitarbeitenden nicht mehr gewachsen. Zudem war es fehleranfällig, administrativ zu teuer und entsprach auch den gesetzlichen Vorgaben nicht mehr.  

Das Sozialwerk machte sich daher im Jahr 2018 auf die Suche nach einem zukunftsorientiertes elektronischen Dokumentationssystem. Wichtig war eine Abstimmung auf die Bedürfnisse der Einrichtung. Dazu sollte die Lösung einfach zu bedienen und nicht überladen sein. Die Nutzung von mobilen Endgeräten von überall und jederzeit war ein Muss-Kriterium. Schlussendlich sollte mit der Anschaffung einer professionellen Softwarelösung auch nachvollziehbar werden, wer was wann erfasst und verändert hat. 

Die Lösung

Die Verantwortlichen entschieden sich gegen eine vordefinierte und standardisierte Komplettlösung und für eine Individuallösung. Unter diesen Voraussetzungen war auch klar, dass nicht nur eine neue, moderne und leistungsstarke Dokumentationssoftware beschafft werden konnte. Mit der Umstellung ihrer Software musste der Wohnverbund auch gleichzeitig ihre Arbeitsweise umstellen. Mit der Einführung von elektronischen Klientenakten sollte die Digitalisierung in der Einrichtung Einzug halten und Papierakten der Vergangenheit angehören. 

Die Vorteile der umfassenden digitalisierten Bearbeitung liegen auf der Hand: Mit TEILHABEnet legt die Diartis AG seit vielen Jahren den Fokus auf die Dokumentation und ist somit die Spezialistin im Bereich der Dokumentation für die Sozialbranche. Die Software ist für jede und jeden einfach zu bedienen, da die Benutzeroberflächen dank des eigenen Frameworks schnell und optimal auf die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden. Somit musste sich das Erthal-Sozialwerk nicht an die neue Software anpassen, sondern TEILHABEnet passte sich an die Abläufe des Kunden an. Schlussendlich ist die Administration bei der Bearbeitung/Dokumentation leichter und einfacher geworden. Die Mitarbeitenden können sich vermehrt auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. 

Die betreuenden Fachkräfte können ihre Klienten jetzt von überall aus effizient verwalten, beraten und betreuen. Tägliche Aufgaben, Termine, Zielsetzungen oder geplante Maßnahmen werden in einer Übersicht angezeigt. Kein aufwändiges Suchen in Aktenordnern mehr dank zentraler Datenablage. Das bedeutet eine spürbare Erleichterung der täglichen Arbeit. Dazu kommen minimierte administrative Kosten und eine äußerst geringe Fehleranfälligkeit als Resultat der neuen Lösung. 

Die Leitung und das Management erhalten durch TEILHABEnet eine gute Übersicht über alle erbrachten Leistungen, den An- und Abwesenheiten und kann diese entsprechend ausweisen. Außerdem hat die Leitung alle institutionsübergreifenden Aktivitäten im Überblick. 

Der Ausblick

Der Fokus liegt auch in Zukunft auf der digitalen Transformation. Damit wird ein höherer Grad an Automatisation angestrebt, um letztendlich noch mehr Zeit für die Klientinnen und Klienten zu haben.

Der Nutzen

  • Steigerung der Betreuungsqualität und eine verbesserte Transparenz
  • Vereinfachte und effizientere Arbeitsabläufe
  • Informationen sind jederzeit und vollständig verfügbar
  • Einfache Umsetzung und Handhabung
  • Zukunftssicherheit, da gewünschte Änderungen zeitnah und einfach umgesetzt werden

Die Organisation

Das Erthal-Sozialwerk ist eine kirchliche Sozialeinrichtung im Bistum Würzburg und  bietet vielfältige, differenzierte Angebote in den Bereichen Wohnen, Arbeiten, Begegnung, Beratung und Rehabilitation. Menschen mit psychischer Erkrankung oder Behinderung finden hier einen geeigneten Lebensort, der sich an ihren individuellen Bedürfnissen orientiert. Die Einrichtungen und Dienste finden sich in Stadt und Landkreis Würzburg, im Landkreis Main-Spessart und Bad Kissingen und in der Stadt Aschaffenburg.

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