KLIBnet-Modul
Scan-Cockpit

Eingehende Dokumente und Belege automatisiert in KLIBnet hinterlegen

Templatebasierte Dokumentenerkennung

Ein zentraler Bestandteil des Moduls ist die automatische Dokumentenerkennung. Die gescannten Dokumente und Buchhaltungsbelege werden mit Templates verglichen, die in KLIBnet hinterlegt sind. 

Diartis erstellt als zentrale Dienstleistung sämtliche Scan-Templates, pflegt und stellt diese allen Kunden zur Verfügung. Dadurch ist die Erkennungsquote Ihrer Dokumente und Belege schon zu Beginn der Moduleinführung konstant hoch. Im Prozess nicht erkannte Scans werden automatisiert an Diartis gemeldet. Sofern die nötige Lesbarkeit des Dokumentes gegeben ist, erstellt Diartis ein passendes Template, welches wiederum allen Kunden zur Verfügung gestellt wird.

Möglicher Ablauf 

1. Das zentrale «Postbüro» scannt die eingehende Post (Dokumente und BUHA-Belege) ein.
2. Mittels integrierter Capturing-Funktion liest KLIBnet die Metadaten aus den Dokumenten (z.B. Klient, Dossier, Kategorie, Rechnungsbetrag). 
3. Mitarbeitende können im Scan-Pool fehlende Daten ergänzen und speichern anschliessend das Dokument. 
4. Je nach Dokumententyp wird nun folgender Schritt durchgeführt: 
   • Dokument: Automatischer Eintrag in der Maske «Dokumente» wird generiert und das dazugehörige PDF-Dokument hinterlegt. 
   • Rechnung: ESR/QR-Code wird ausgelesen, ein automatischer Eintrag in der Maske «Rechnung erfassen» generiert und das dazugehörige PDF-Dokument hinterlegt. Daten für die Buchhaltung (z.B. Buchhaltungscodes) müssen manuell ergänzt werden. 
   • Rechnung mit Rückforderungen (Arztrechnungen) und Leistungsabrechnung: Automatischer Eintrag in der Maske «Gesundheitskosten-Rückforderungen» wird generiert. Sobald die Rechnung erfasst wird, wird die Rechnung als PDF-Datei hier hinterlegt.  
5. KLIBnet benachrichtigt die zuständigen Mitarbeitenden 

Dies ist zu beachten

• Das Modul Scan-Cockpit ist nur im Verbund mit anderen Modulen einsetzbar:
  • Kunden/innen ohne  Klientenbuchhaltung: Modul EAF (elektronische Aktenführung) notwendig
  • Kunden/innen mit Klientenbuchhaltung: Modul EAF (elektronische Aktenführung und BFZ (Berechnen-Freigeben-Zahlen) oder Rechnungsworkflow
• Anforderungen an den Scanner: Kann Scans als PDF abspeichern, verfügt über Scan-to-Folder-Funktion (Netzwerkfähiger Scanner), Auflösung von mindestens 300 dpi, Integrierte OCR-Erkennung/Optimierung und Dateikomprimierung sind integriert. 
• Weitere technische Anforderungen sind zu berücksichtigen, die wir mit Ihnen auf Basis einer Checkliste überprüfen werden. Bei Fragen kontaktieren Sie bitte Ihre Account Managerin / Ihren Account Manager.