Mit dem Modul Scan-Cockpit digitalisieren Sie die in papierform eingehenden fallbezogenen Dokumente und Buchhaltungs-Belege zentral und legen diese automatisiert in KLIBnet ab. Dies natürlich beim richtigen Klienten oder bei der richtigen Klientin, im korrekten Fall-Dossier und natürlich unter Information der betroffenen Mitarbeitenden. Hohe Zeitersparnis durch den Wegfall von administrativen Tätigkeiten ist der Gewinn!
Eingehende Dokumente und Belege automatisiert in KLIBnet hinterlegen
Möglicher Ablauf
- Die eingehende Post (Dokumente und BUHA-Belege) werden im zentralen «Postbüro» eingescannt.
- Mittels einer integrierten Capturing-Funktion liest KLIBnet die Metadaten aus den Dokumenten (z.B. Klient/in, Dossier, Kategorie, Rechnungsbetrag)
- Eindeutig zuweisbare Dokumente/Belege werden automatisch in KLIBnet registriert, abhängig von der Kategorie in unterschiedlichen KLIB-Funkionen:
- Dokument: Automatischer Eintrag in der Maske «Dokuverwaltung» wird generiert und das dazugehörige PDF-Dokument hinterlegt.
- Rechnung: Die Rechnung wird im KLIBnet-Modul bereitgestellt: Nebst der Zuordnung zum richtigen Klienten oder zur richtigen Klientin wird der ESR/QR-Code gelesen und startet den Rechnungsworkflow.
- Rechnung mit Rückforderungen (Arztrechnungen): Die Daten und die PFD-Datei stehen im Modul Gesundheitskosten für die Einforderung der Rückforderungen zur Verfügung.
- Die zuständigen Mitarbeitenden werden jeweils über KLIBnet benachrichtigt, sobald eine Aktion erforderlich ist oder rein informell.
Dies ist zu beachten
- Das Modul Scan-Cockpit ist nur im Verbund mit anderen Modulen einsetzbar:
- Kunden/innen ohne Klientenbuchhaltung: Modul EAF (elektronische Aktenführung) notwendig
- Kunden/innen mit Klientenbuchhaltung: Modul EAF (elektronische Aktenführung und BFZ (Berechnen-Freigeben-Zahlen) oder Rechnungsworkflow
- Es benötigt einen Scanner mit der Funktion Scan-to-Folder und einer Auflösung von mindestens 300 dpi
Ihre Vorteile
- Aufwand- und Kostenreduktion dank Wegfall von administrativen Tätigkeiten
- Unterstützung papierloses Büro
- Schnelle elektronische Verfügbarkeit der Unterlagen in KLIBnet
- Belegleser (ESR/QR-Code) nicht mehr notwendig
- Etikettendrucker nicht mehr notwendig
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Modul Scan-Cockpit
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